Radboud Universiteit Nijmegen
Binnen een jaar de informatievoorziening voor zittende studenten compleet vernieuwen en alle informatie migreren – voor deze uitdaging stond de Radboud Universiteit in de zomer van 2023. Met hulp van Fundatis werd een projectplan opgesteld en werd het project uitgevoerd, met als doel om in de zomer van 2024 het project af te ronden.
Radboud Universiteit werkt al zo’n twee jaar aan een nieuwe, centrale website. Dit project ‘Klantgericht online‘ streeft naar een duidelijker online landschap, gericht op al haar doelgroepen, waaronder de student als eindgebruiker.
De faculteiten binnen de universiteit hadden elk nog een eigen informatiewebsite en studiegidswebsite in een verouderd systeem. Verspreid over circa 15 verschillende websites waren er zo duizenden contentpagina’s met soms verouderde of dubbele informatie, wat het beheer lastig maakte. Het doel was om voor deze informatie voor zittende studenten, inclusief de studiegids, een nieuwe oplossing te vinden.
Uiteenlopende inzichten samenbrengen
Door eerdere pogingen om harmonisering op dit onderwerp te realiseren was inmiddels complexiteit binnen de organisatie ontstaan. Om de uiteenlopende inzichten over de nieuwe oplossingen samen te brengen, schakelde het centrale Radboud Universiteit Directeuren Overleg Fundatis in om een projectplan op te stellen.
Fundatis voerde een inventarisatieronde uit om rekening te houden met alle eisen en wensen van zowel faculteiten als centrale afdelingen. Vanwege het stopzetten van de ondersteuning voor het oude platform, moest er binnen een jaar een nieuwe oplossing worden gerealiseerd – een relatief korte periode voor een project van deze omvang. Fundatis werkte een oplossing uit die voor alle partijen passend was, en die haalbaar was binnen de gestelde termijn.
Uitvoering van het project
Het project is vervolgens ook onder leiding van Fundatis uitgevoerd. De volgende stappen werden gezet:
- Inventarisatie: Analyse van welke informatie waar staat.
- Nieuwe oplossing: Gedetailleerde uitwerking van een realiseerbare oplossing binnen één jaar.
- Architectuur: Samenwerking tussen beschikbare platformen en omgang met verschillende typen informatie (universiteitsbreed, uitzonderingen, faculteits- en opleidingsspecifiek).
- Test- en feedbackfase: Uitgebreid testen door verschillende stakeholders binnen de Radboud Universiteit.
- Realisatie oplossing: Inrichting van een nieuwe onderwijscatalogus en een centrale informatiewebsite voor studenten.
- Migratie informatie: Capaciteitsinzet door elke faculteit voor een centrale taskforce die in circa zes maanden alle informatie beoordeelde, herschreef en migreerde.
Resultaten van het project
Na oplevering van het project is er een centraal ingerichte onderwijscatalogus in Osiris, waarin alle opleidingen, cursussen en minoren zijn opgenomen. Dit resulteert in een uniforme database met gestandaardiseerde contentvelden. Hoewel verdere harmonisering nodig is, ligt er een solide basis voor uitbreiding of toekomstige migratie.
Daarnaast is er een centrale informatiewebsite voor studenten ingericht, met alle niet-cohort- en niet-opleidingsspecifieke informatie. Ook faculteits- of opleidingsspecifieke informatie heeft hier een plek. In vergelijking met de oude situatie biedt dit meer overzicht voor studenten, betere online vindbaarheid, verbeterd beheer en een contentreductie van bijna negentig(!) procent.
“Ik heb bewondering voor de wijze waarop Gerwald van de Munt als projectleider vol rust, vertrouwen, met inhoudelijk slimme oplossingen en doorzettingsvermogen de universiteit meekreeg in het beoogde resultaat.”
Pim van Zanen, directeur divisie marketing & communications, Radboud Universiteit